برگزاری همایش یا سمینار همیشه پر از چالش بوده است که اگر با برنامه ریزی درستی همراه نباشد میتواند کاملا بیاثر باشد. از این رو قصد داریم در این مطلب شما را با صفر تا صد برگزاری همایش و سمینار و نکات مهم آن آشنا کنیم تا با رعایت نکات گفته شده و طی کردن مراحل، بتوانید همایشی حرفهای، موفق و اثرگذار داشته باشید.
مراحل و نکات مهم برگزاری یک همایش موفق
وقتی از صفر تا صد برگزاری همایش صحبت میکنیم، منظور فقط رزرو سالن و دعوت از چند سخنران نیست؛ بلکه درباره یک فرآیند کامل صحبت میکنیم که از تعیین هدف، بودجه و محل برگزاری شروع میشود و تا دعوت و مدیریت مهمانان، تشریفات، سخنرانی و دریافت بازخورد ادامه مییابد. در نهایت برای برگزاری همایشی موفق و تاثیرگذار تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
1. تعیین اهداف برگزاری همایش
همیشه اولین گام برای موفق شدن تعیین هدف و سپس برنامه ریزی برای رسیدن به هدف است. در این مرحله، باید اهداف، مخاطب، زمانبندی و منابع در دسترس به درستی مشخص شود. اگر این مرحله به درستی انجام نشود، حتی بهترین تیم اجرایی با چالش روبهرو خواهد شد و این پروسه آن طور که باید نتیجهبخش نخواهد بود. هدف همایش میتواند ارائه دستاوردهای شما، پرزنت مخاطبان برای افزایش فروش، افزایش اعتبار و برندینگ یا ترکیبی از این اهداف. همچنین باید سبک و نوع رویداد را نیز مشخص کنید.
2. مشخص کردن مخاطب هدف و استراتژی
یکی از نکات مهم برای رسیدن به هدف در برگزاری یک رویداد و تعیین استراتژی شناخت مخاطب هدف است. چه کسانی در همایش شرکت میکنند؟ چه شغل یا سمتی دارند؟ عمده مخاطبان زن هستند یا مرد؟ در چه بازه سنی قرار دارند؟ و سوالات دیگری از این قبیل. پاسخ این سوالات بر استراتژی شما، شیوه بیان و حتی نوع تشریفات اثر میگذارد.
3. تعیین بودجه
باتوجه به اینکه معمولا هزینه برگزاری سمینار بالاست مدیریت هزینهها میتواند اهمیت بیشتری داشته باشد. هزینه اجاره سالن همایش، دستمزد تیم صدا و تصویر، تیم برگزاری و پذیرایی از جمله رایجترین هزینههای برگزاری همایش هستند که باید برای آنها با دقت برنامه ریزی کنید.
4. انتخاب سالن برگزاری همایش
اولین گام عملی برای برگزاری همایش انتخاب یک سالن همایش است که امکانات و ظرفیت متناسب با مهمانان را داشته باشد. برای این منظور در انتخاب سالن مناسب باید مکان سالن، دسترسیهای عمومی و حمل و نقل شهری، امکانات فنی و تکنیکال سالن، ظرفیت پارکینگ و سالن و امکانات فضاهای جانبی مدنظر قرار بگیرد.
5. هماهنگی با تیم صدا و تصویر
کیفیت کار تیم صدا و تصویر برای ضبط ویدیو همایش اهمیت بالایی دارد چرا که قاعدتا بعد از برگزاری رویداد نیاز است تصاویر و ویدیوهای گرفته شده را پس از تدوین و ویرایش در اختیار شرکت کنندگان بگذارید و از آن برای برندینگ و فروش یا تبلیغات استفاده کنید.
6. تعیین مجری، سخنرانان و برنامهها و مسئولان
یکی از مهمترین بخشهای یک همایش انتخاب سخنرانان، مجری، برنامههایی که قرار است اجرا شود، تعیین مسئولیتها و مسئولین آن هاست. درواقع اگر این مرحله به درستی انجام نشود، نه تنها بازخورد مورد انتظار را نخواهید داشت بلکه ممکن است به وجه برند نیز آسیب برساند. به طور مثال برنامهها حوصله سربر، پذیرایی بی کیفیت و ناقص، زمانبندی نامناسب، انتظا زیاد مخاطبان و … میتواند همایش را بی نتیجه کند.
7. مدیریت و دعوت مهمانان
یکی از پرچالشترین بخشهای برگزاری یک سمینار مدیریت و دعوت مهمانان است:
- چه کسانی در مراسم شرکت میکنند؟
- تعیین تعداد دقیق مهمانان
- مهمانان در پیدا کردن محل برگزاری همایش دچار مشکل نشوند.
- مهمانان به موقع در مراسم حاضر شوند.
- چند نفر در همایش حضور دارند؟
- چند نفر از همایش خارج شده اند؟
- هدایت مهمان به صندلی مشخص شده
برای تمام این چالشها یک راهکار ساده و جامع وجود دارد استفاده از سامانههای مدیریت هوشمند رویداد. در این زمینه ایونتی فای به عنوان جامعترین سامانه هوشمند ثبت و مدیریت رویداد به کمک کارت دعوت همایش دیجیتال و تقویم یار هوشمند، امکاناتی را در اختیار برگزار کنندگان رویداد میگذارد که نه تنها برگزاری هر رویدادی را ساده میکند بلکه کسب و کار شما را حرفهای نشان میدهد. پروسه مدیریت هوشمند رویدادها از طریق کارت دعوت همایش دیجیتال صورت میپذیرد و امکانات زیر در اختیار برگزار کنندگان همایشها و سمینارها قرار میگیرد:
- با مشخصکردن محل برگزاری همایش روی کارت دعوت، مهمانان میتوانند مستقیماً از طریق پلتفرمهای مسیریابی متصل به ایونتی فای مانند نشان، بلد، ویز و سایر مسیریابها، بهترین مسیر را تا محل رویداد پیدا کنند.
- با تعیین زمان برگزاری، یک شمارشگر معکوس روی کارت فعال میشود و پیش از شروع رویداد، یک یادآور خودکار برای مهمانان ارسال میشود تا حضور بهموقع و نظم رویداد به بهترین شکل حفظ شود.
- در پنل گزارشدهی ایونتی فای، برگزارکنندگان میتوانند بهصورت دقیق مشاهده کنند چه کسانی کارت دعوت را دیدهاند، چه افرادی قصد شرکت در همایش را دارند، چه کسانی عدم حضور خود را اعلام کردهاند و چه کسانی هنوز به دعوتنامه پاسخی ندادهاند. این دادهها امکان برنامهریزی دقیق، مدیریت ظرفیت و تصمیمگیری هوشمندانه را فراهم میکند.
- پس از تأیید حضور هر مهمان، یک QR کد اختصاصی برای آنها ایجاد میشود. تیم اجرایی همایش میتواند بدون نیاز به هیچ سختافزار اضافهای و تنها از طریق QR کدخوان اختصاصی پنل ایونتی فای، عملیات چکاین را انجام دهد. لازم به ذکر است که چند نفر بهصورت همزمان میتوانند این فرآیند را مدیریت کنند و مهمانان را به جایگاههای تعیینشده هدایت نمایند.
- در پایان رویداد نیز با اسکن همان QR کد، خروج مهمان ثبت میشود و در گزارش نهایی، برگزارکننده میتواند ببیند در هر لحظه چند نفر در همایش حضور دارند، چه کسانی خارج شدهاند و زمان دقیق ورود و خروج هر مهمان چه موقع بوده است.
- ارسال خودکار دعوتنامهها با لینک اختصاصی برای هر مهمان از طریق پیامک و شبکههای اجتماعی انجام میشود.
- طراحی کارت دعوت اختصاصی شخصی سازی شده با متن دعوت همایش، رنگ، تصاویر، ویدیوها و لوگو سازمان همچنین میتوان برای هر شرکت کننده نوع، جایگاه، و … نیز مشخص کرد.
8. پذیرایی همایش
یکی از بخشهای مهم، پذیرایی است. لازم است برای پذیرایی مهمانان برنامه ریزی داشته باشید و تیمی را برای مدیریت آن در نظر بگیرید. باتوجه به شرایط سمینارها پذیرایی میتواند مختصر یا شامل صرف ناهار و شام باید هزینههای آن براورد و تیم مناسب برای این امور انتخاب شود. همچنین پیش بینی فضای لازم برای پذیرایی، یکی از موارد مهم در این زمینه است.
9. مدیریت زمان
مدیریت زمان یکی از بخشهای مهم هر رویداد است، باید توجه داشته باشید که برای هر مبحثی که قرار است در همایش ارائه شود چقدر زمان نیاز است. توجه داشته باشید که مدت زمان پرسش و پاسخ، پذیرایی، تقدیر و تشکر و همچنین عکاسی را نیز در این زمان سنجی در نظر بگیرید.
10. مدیریت ریسک و بحران
در برگزاری همایش، باید برای شرایط غیرمنتظره نیز آماده بود؛ از قطع شدن برق یا اینترنت تا غیبت ناگهانی یک سخنران. داشتن سناریوهای جایگزین، تیم فنی آماده و ارتباط سریع بین اعضای تیم، ریسک رویداد را به حداقل میرساند.
5 اشتباه رایج در شروع برگزاری همایش
- دیر شروع شدن همایش و کمبود زمان برای سایر بخشهای مراسم
- انتخاب تاریخ نامناسب و همزمانی با رویدادهای رقیب.
- بودجهبندی خوشبینانه بدون در نظر گرفتن هزینههای پنهان.
- تعریف نکردن ساختار سازمانی و مسئولیتهای هر بخش.
- عدم تعیین استراتژی جایگزین در شرایط بحرانی
توجه! این مطلب یک رپورتاژ آگهی است و محتوای آن توسط تبلیغ دهنده نگارش شده است.
آی تی جو مسئولیتی در قبال صحت و سقم محتوای تبلیغاتی ندارد.