اگر در مدیریت دانش سرمایه‌گذاری نمی‌کنید و یا برای خرید نرم‌افزار مدیریت دانش اقدام نمی‌کنید، به احتمال زیاد کسب و کار خود را در معرض خطر قرار می‌دهید. از سوی دیگر، اگر سازمانتان دانش را به‌گونه‌ای جمع‌آوری می‌کند که یافتن و بهروزرسانی آن در آینده آسان است، تبریک می‌گویم سازمانتان دارای بانک اطلاعاتی است که همزمان با رشد و تکامل آن، شاهد افزایش سود خواهید بود.
با این مقدمه کمی به عقب برمی‌گردیم؛ احتمالا فراموش نکردید سال‌هایی که بیماری همه‌گیر کرونا تک تک ما را زمین‌گیر کرد و مجبور بودیم همان اندک زمانی که قرار است کار کنیم را به دورکاری تخصیص دهیم. این بیماری برای سازمان‌هایی که جان سالم به در بردند و رو به ورشکستگی نرفتند تلنگری بزرگ بود. تلنگری که نمایانگر این سؤال بود؛ آیا کارکنان شما به اطلاعات درست و مورد نیازشان در هر زمان و هر مکانی (حتی در دورکاری) دسترسی دارند؟ سؤالی که اهمیت حفظ دانش سازمانی و کمک به اعضای جدید در داخل سازمان را برجسته می‌کرد. تمام این اتفاق‌ها باعث شد کسب‌وکارها و کارکنان نگاه تازه‌ای به کار، دورکاری و ابزارهای دیجیتال بیندازند؛ ابزارهایی که هر روز فراگیرتر از روز قبل می‌شوند. کارکنان دریافتند که اولویت‌ها و رابطه خودشان با کار را می‌توانند تغییر دهند و صاحبان کسب و کار فهمیدند برای همکاری بهتر نیازمند استفاده از ابزارهای دیجیتال مانند نرم‌افزار مدیریت دانش و حرکت به سمت فضای کار دیجیتال هستند.
در چنین فضایی که به‌واسطه کرونا شکل گرفت و تا به امروز هم کماکان ادامه دارد؛ عقاید جامعه کاری تا حد زیادی تحت‌تأثیر قرار گرفت، سبک زندگی تعداد قابل‌توجهی از کارمندان تغییر کرد و محیط‌های کاری ترکیبی، تیم‌های راه دور و ارتباطات ناهم‌زمان برای اکثر صنایعِ دانش‌محور به هنجار تبدیل شد. خلاصه اینکه استراتژی‌های برقراری ارتباط و همکاری در حال تغییر هستند. گارتنر در این زمینه توضیح می‌دهد: ایمیل به‌عنوان روش ارجح برای برقراری ارتباط و همکاری کم کم در حال نابودی است. کارکنان و تیم‌هایی که با آنها ارتباط دارند به‌سرعت به سمت جریان‌های کاری و شبکه اجتماعی سازمانی برای تعامل حرکت می‌کنند. این انتقال به مفهوم «کار از هر جایی» معروف است.
چرا مدیریت دانش اکنون اهمیت دارد؟
با توجه به مقدمه‌ای که پیش‌تر گفتم این امر بسیار واضح است که مدیریت دانش هر سال مهم‌تر از سال قبل می‌شود؛ زیرا کار و کارکنان اساساً تغییر کرده‌اند. کارمندان مثل قبل تنها در یک مکان حضور ندارند و دسترسی آسان و قابل‌اعتماد به مدیران، همتایان و کارشناسان موضوعی برایشان در هر مکانی مهم است. حالا ارتباط به‌صورت ناهم‌زمان اتفاق می‌افتد و شما نمی‌توانید روی شانه کسی ضربه بزنید یا تنها با صداکردن کسی در لحظه با او ارتباط بگیرید. کارکنان امروزه شرکت‌ها را خیلی راحت‌تر از قبل ترک می‌کنند و این یعنی بدون یک سیستم مدیریت دانش کارآمد، آنها می‌توانند چندین سال یا چند دهه تجربه و دانش ضمنی و آشکار خود را همراه‌شان ببرند و شکاف بزرگی را برای جایگزینان خود ایجاد کنند. با ادامه این روند در سال پیش‌ِرو بهره‌وری و تداوم کسب‌وکارها به خطر می‌افتد و چاره کار مدیریت دانش داخلی با تمرکز بر جذب دانش و ارتباط متخصصان موضوعی برای کاهش این خطر است.
آیا مدیریت دانش را به‌درستی اجرایی می‌کنید؟
اینکه چگونه دانش را به شیوه‌ای مؤثر و پایدار مدیریت می‌کنید، بسیار مهم است. شما باید با درنظرگرفتن آن به‌عنوان اشتراک دانش، نه مدیریت دانش، شروع کنید. نقص اساسی در بیشتر سیستم‌های مدیریت دانش قدیمی این است که فناوری را در اولویت قرار می‌دهند و انسان را در درجه دوم قرار می‌دهند. راه‌حل‌های قدیمی می‌توانند سفت‌وسخت و بیش از حد ساختارمند باشند، نه اینکه مطابق با روش ارگانیک کارکنان برای جستجو و به اشتراک گذاشتن دانش باشند. برای اینکه یک سیستم با نیازهای ارتباطی و همکاری امروزی کار کند، افراد باید بتوانند به طور طبیعی دانش را جذب، کشف یا درخواست کنند، بدون اینکه جریان کاری موجودشان قطع شود.
سازمان‌هایی که بر راه‌حل‌های مدیریت دانش قدیمی تکیه می‌کنند هنگام جذب کارمندان جوان‌تر با مشکلات بزرگ‌تری مواجه می‌شوند. همان‌طور که The Verge اشاره می‌کند، «هر چه مفهوم پوشه‌ها و دایرکتوری‌های فایل برای درک نسل‌های قبل از رایانه‌ها ضروری بود، برای بسیاری از دانش‌آموزان مدرن بی‌معنی است». وقتی این کارمندان گیج می‌شوند، غریزه آنها این است که خودشان به دنبال پاسخ باشند، معمولاً این کار را با جستجو در یک مرورگر یا رفتن به یک انجمن انجام می‌دهند.
افرادی که مستقیماً از آنها سؤال پرسیده می‌شود انگیزه دارند تا دانش خود را با سؤال‌کننده به اشتراک بگذارند. اگر از همین افراد بخواهید مستندات دقیقی را در ویکی ارائه دهند، ممکن است مقاومت کنند، اما با خوشحالی به سؤال همکار خود در یک چت یا موضوع نظر پاسخ خواهند داد. پاسخ‌دادن به یک سؤال آسان‌تر از نوشتن اسناد و مدارک خالی است چراکه مخاطب، نقطه شروع و دامنه از ابتدا مشخص است. ساختارها و دایرکتوری‌های مبتنی بر فایل از روش‌های طبیعی ما برای جستجو و ارائه اطلاعات پشتیبانی نمی‌کنند. راه‌حل ایده‌آل، فرایند اشتراک دانش است که بدون اصطکاک، شهودی و مهم‌تر از همه خودپایدار باشد.
با شبکه اجتماعی نرم‌افزار مدیریت دانش «رای‌ون» اشتراک دانش را آسان کنید.
نرم‌افزارهای بین‌المللی زیادی از جمله Expensify، Instacart و Microsoft برای اشتراک‌گذاری دانش، همکاری مؤثرتر و اطمینان از تداوم کسب‌وکار وجود دارند اما از این میان و در بین شرکت‌های ایرانی یکی از معروف‌ترین نرم‌افزارهای این حوزه مربوط به شرکت اینوتکس ایران است؛ نرم‌افزاری‌که با کمک آن:
- با متمرکز کردن دانش بر روی یک پلت فرم بصری، سرعت ورود را افزایش می‌دهید؛
- با یافتن و بهروزرسانی اطلاعات به آسانی، دانش را دقیق نگه می‌دارید؛
- باعث کاهش تکرار سوالاتی که بهره وری را کاهش می‌دهد، می‌شود؛
- باعث جمع‌آوری دانش نهادی و اختصاصی به روشی مستمر و ارگانیک می‌شود؛
- میزان تعامل را اندازه گیری می‌کند تا ببینید کارکنان چگونه با دانش شما در طول زمان تعامل دارند.
«رای‌ون» همچنین به کارمندان شما اجازه می‌دهد تا در جریان کاری موجود خود باقی بمانند. فراموش نکنید که اگر پیدا کردن و ارائه اطلاعات دردسرساز باشد، کارکنان از آن اجتناب می‌کنند، اما اگر بتوانند این کار را به‌طور ارگانیک در چارچوب جریان‌های کاری تعیین‌شده‌شان انجام دهند، می‌توانید یک سیستم اشتراک دانش و همکاری پایدار بسازید.
با نرم افزار مدیریت دانش «رای‌ون» از سازمان در برابر عدم ثبت دانش محافظت کنید.
برای افزایش بهره‌وری و اطمینان از تداوم در سال جاری و سال‌های آینده، گارتنر توصیه می‌کند که شرکت‌ها روی راه‌حل‌هایی سرمایه‌گذاری کنند که «دانش را به یک تابع اصلی از سیستم‌های تجاری، فرایندها و گردش کار تبدیل می‌کند». برنامه‌هایی که مدیریت دانش ایجاد پایگاه دانش اصولی و همکاری از راه دور را امکان‌پذیر می‌سازند، در محل کار امروز ضروری شده‌اند. به این دلیل که ازدست‌دادن دانش به‌تمام‌معنا گران است.