چرا پلنرها برای بسیاری از افراد کار نمی کنند؟ 10 اشتباه رایج که وقت و پولت را هدر می دهد!

بسیاری از افراد پرانگیزه وقتی یک پلنر می خرند، بعد از مدتی استفاده از آن را رها می کنند. چرا؟ دلیلش این نیست که برنامه ریزی بی فایده است، بلکه مشکلات رایجی در انتخاب و استفاده از پلنرها وجود دارد که باعث شکست این روش می شود! اگر می خواهی از دفتر پلنر بیشترین بهره را ببری و جلوی اشتباهات مرسوم را بگیری، همراه من باش چون در ادامه چالش های بزرگ و ۱۰ اشتباه رایج در استفاده از پلنرها را بررسی می کنیم و برای هر مشکل راه حل های حرفه ای ارائه خواهیم داد.

۱. قیمت بالاتر پلنر نسبت به سررسیدها

برخی از دانشجویان و محصلین، فریلنسرها و مدیران یا حتی والدین و خانه داران، هنگام خرید پلنر از قیمت بالای آن نسبت به سررسیدهای معمولی تعجب می کنند اما این تفاوت قیمت بی دلیل نیست و توجیه صددرصدی دارد. کیفیت بالای کاغذ، طراحی حرفه ای، بخش بندی های کاربردی و جنس جلد مقاوم از عواملی هستند که هزینه نهایی پلنر را افزایش می دهند. علاوه بر این، برندهای معتبر از کاغذهایی استفاده می کنند که جوهر خودکار و هایلایت به پشت صفحه نشت نکند و نوشتن روی آن ها راحت باشد.

اگر قیمت برایت دغدغه است، به جای حذف پلنر از دستورالعمل برنامه ریزی خودت، یک مدل مقرون به صرفه تر انتخاب کن. مدل هایی که بدون تاریخ هستند، ارزش خرید بالاتری دارند، زیرا اگر چند روز از آن استفاده نکنی، برگه های آن هدر نمی رود. همچنین پلنرهایی با جلد ساده و صحافی چسبی نسبت به مدل های سیمی و جلد سخت ارزان تر هستند و حمل آسان تری هم دارند و در حدود ۹۸ تا ۴۴۹ تومان (اسفند ۱۴۰۳) قیمت دارند.

۲. عدم وجود تقویم از پیش چاپ شده

بسیاری از پلنرها فاقد تقویم از پیش چاپ شده هستند و این موضوع می تواند برای برخی چالش برانگیز باشد. نبود تاریخ های مشخص ممکن است منجر به سردرگمی در برنامه ریزی و نیاز به صرف زمان بیشتر برای نوشتن تاریخ ها شود. پلنر فقط یک دفتر خالی نیست؛ بلکه می تواند مثل یک ویلای لوکس در کنار ساحل باشد!
 تصور کن که به یک ویلای رویایی سفر کردی که دیوارهای سفید و تمیز دارد؛ اما بدون مبلمان، تزئینات و هیچ امکاناتی است. حالا فکر کن این ویلا دارای یک استخر بی نهایت، باغی پر از گل های رنگارنگ، نورپردازی فوق العاده و یک تراس با منظره ی دریا باشد! چقدر لذت بخش تر خواهد بود؟ پلنر هم دقیقاً همین طور است و اگر از امکانات جانبی مثل استیکرها، هایلایترها، کدهای رنگی و چسب های تزیینی استفاده نکنی، مثل این است که در همان ویلای خالی زندگی می کنی!

استیکر پلنر نه تنها زیبایی بصری planner را افزایش می دهد، بلکه کارایی آن را چند برابر می کنند. با استیکرهای تاریخ دار، دیگر نیازی نیست هر روز تاریخ ها را با دست بنویسی. با استیکرهای دسته وظایف و رویدادها، می توانی مهم ترین برنامه های خودت را هایلایت کنی. استیکرهای انگیزشی هم باعث می شوند هر بار که پلنرت را باز می کنی، با یک پیام مثبت روبه رو شوی و با انرژی بیشتری کارهایت را انجام دهی!

مزایای استفاده از استیکرها و پک های استیکر پلنر:

• سازماندهی بهتر و افزایش نظم: استفاده از استیکرها به ایجاد نظم و ترتیب در پلنر کمک می کند و بعلت ایجاد سلسله مراتب در ذهن، برنامه ریزی را ساده تر می سازد.
• افزایش جذابیت بصری پلنر: استیکرها با افزودن عناصر گرافیکی متنوع، ظاهر پلنر را زیباتر کرده و انگیزه استفاده مداوم را افزایش می دهند.
• تسهیل در پیگیری وظایف و رویدادها: استیکرهای موضوعی می توانند به عنوان نشانه های بصری برای یادآوری وظایف مهم یا رویدادهای خاص عمل کنند.
• شخصی سازی پلنر بر اساس سلیقه فردی: با استفاده از استیکرها، می توانید پلنر خود را مطابق با سلیقه و نیازهای خود طراحی کنید.
• افزایش خلاقیت و لذت در برنامه ریزی: استفاده از استیکرها فرآیند برنامه ریزی را به یک فعالیت خلاقانه و لذت بخش تبدیل می کند.

راه حل: برای جبران نبود تقویم از پیش چاپ شده، می توانید از استیکرهای تاریخ دار یا پک های استیکر پلنر استفاده کنید چون این امکان را می دهند تا به سرعت و بادقت تاریخ ها و رویدادهای مهم را در پلنر خود ثبت کنید. استفاده از استیکرهای رنگی و متنوع می تواند به تفکیک بهتر وظایف کمک کند. این کار نه تنها زمان نوشتن را کاهش می دهد، بلکه به پلنر شما جلوه ای زیبا می بخشد.

۳. ساختار از پیش تعیین شده و انعطاف ناپذیر

تصور کن به رستورانی شیک و مدرن می روی، اما وقتی منو را باز می کنی، فقط سه مدل غذا در آن وجود دارد. فرقی ندارد که رژیم غذایی خاصی داری، آلرژی داشته باشی یا حتی غذای جدیدی را میخواهی امتحان کنی؛ باید هرچی که هست را بخوری! حتی نمی توانی ترکیبات را تغییر دهی یا درخواست یک آیتم اضافی کنی. حالا همین مسئله را درمورد پلنرهایی که ساختار از پیش طراحی شده دارند تصور کن. ممکن است برای کسی که سبک برنامه ریزی اش دقیقاً مطابق با این ساختار است ایده آل باشد، اما برای بسیاری از افراد، یک مانع بزرگ در مسیر بهره وری خواهد شد.

جالب است بدانی که تحقیقات علمی نشان داده که استفاده از پلنرهای شخصی سازی شده می تواند تأثیر مثبتی بر بهره وری و سلامت روان داشته باشد و افرادی که از پلنرهای انعطاف پذیر و قابل تنظیم استفاده می کنند، سطح استرس کمتری را تجربه می کنند و در مدیریت زمان خود موفق تر هستند. این یافته ها نشان می دهد که امکان تطبیق پلنر با نیازهای فردی، می تواند به بهبود کیفیت زندگی فرد کمک کند و حتی به ازای هر ۱ دلار سرمایه گذاری در سلامت روانی کارمندان، ۴ دلار بازدهی برای شرکت وجود دارد.

راه حل؟ اگر پلنرت دارای ساختار محدودکننده ای است، می توانی از استیکرها، هایلایترها و حتی برگه های چسبی یادداشت برای تغییر بخش های مختلف آن استفاده کنی. همچنین، اضافه کردن صفحات خالی برای ایجاد فضای بیشتر می تواند یک راهکار عالی باشد.

۴. ابعاد و وزن نامناسب برای حمل روزانه

اگر پلنرت بزرگ و سنگین باشد، حملش در کیف هم ممکن است اذیت کننده شود و باعث شود که از آن استفاده نکنی. معمولاً پلنرهای A4 فضای بیشتری برای نوشتن دارند، اما سنگین تر هستند. از طرف دیگر پلنرهای A5 سبک ترند، اما فضای کمتری برای یادداشت دارند.

اگر به دنبال یک پلنر سبک و قابل حمل هستی، مدل هایی با جلد انعطاف پذیر و وزن کمتر انتخاب کن. همچنین، پلنرهای با صفحات ضخیم ولی کم برگ مثل دفترهای برنامه ریزی حرفه ای ناچو، بهترین گزینه هستند. پرطرفدارترین دفتر پلنر در قطع رقعی است (حدودا ۱۲ در ۱۸ سانت) و حداکثر دفترهای planner پرفروش ۳۰۰ گرم هستند.

۵. نیاز به زمان و تعهد برای استفاده منظم از پلنر

نه یک پلنر، نه پیشرفته  ترین روش های برنامه  ریزی و نه حتی گران  ترین دفتر، هیچ  کدام به خودی خود زندگی تو را منظم  تر نمی کنند. تنها چیزی که می تواند برنامه  ریزی را مؤثر کند، تعهد تو به استفاده  مداوم از آن است. بسیاری تصور می کنند که خرید پلنر یعنی حل  شدن تمام مشکلات مدیریت زمان، اما بعد از مدتی، همان پلنر که با هیجان باز می شد، روی میز خاک می خورد. مشکل از دفتر نیست، مشکل از نداشتن یک الگوی استفاده  مستمر است!

جف اولسون در کتاب برتری خفیف تأکید می کند که:
موفقیت، نتیجه انتخاب های کوچک و مداوم روزانه است. او معتقد است که انجام کارهای ساده و به ظاهر بی اهمیت، اگر به طور مستمر انجام شوند، می توانند به نتایج بزرگ منجر شوند. این فلسفه نشان می دهد که تعهد به استفاده ی منظم از پلنر، حتی برای چند دقیقه در روز، می تواند تأثیرات چشمگیری در زندگی ما داشته باشد.

کال نیوپورت در کتاب کار عمیق به مفهوم تمرکز و حذف حواس پرتی ها می پردازد. او بیان می کند که:
اختصاص زمان های مشخص برای فعالیت های بدون وقفه می تواند بهره وری را افزایش دهد. این ایده می تواند در استفاده از پلنر نیز به کار رود؛ با تعیین زمان های خاص برای برنامه ریزی و مرور اهداف، می توانیم از پراکندگی ذهنی جلوگیری کرده و تمرکز خود را بهبود بخشیم.

نیر ایال در کتاب ذهن حواس جمع به بررسی عوامل حواس پرتی و راه های مقابله با آن ها می پردازد. او پیشنهاد می کند که:
 با ایجاد محیطی عاری از مزاحمت ها و استفاده از تکنیک های مدیریت زمان، می توانیم تمرکز خود را حفظ کرده و به تعهداتمان پایبند بمانیم. این توصیه ها می تواند در استفاده مؤثر از پلنر نیز مفید باشد؛ با حذف عوامل مزاحم و ایجاد روال های منظم، می توانیم از پلنر خود بهره بیشتری ببریم.

تکنیک دو دقیقه  ای معرفی شده توسط جیمز کلیر در کتاب عادت های اتمی، پیشنهاد می کند که:
 برای ایجاد عادت های جدید، با نسخه ای کوچک از آن عادت شروع کنید که تنها دو دقیقه زمان ببرد. برای مثال، هر روز دو دقیقه را به نوشتن در پلنر خود اختصاص دهید. این کار به مرور زمان به یک عادت پایدار تبدیل خواهد شد.

راه حل: برای ایجاد عادت استفاده ی منظم از پلنر، می توانید از تکنیک های زیر بهره ببرید:

• تعیین زمان مشخص روزانه:  هر روز زمانی را برای مرور و بروزرسانی پلنر خود اختصاص دهید.
• حذف عوامل حواس پرتی : در زمان استفاده از پلنر، از محیط های آرام و بدون مزاحمت استفاده کنید.
• شروع با گام های کوچک : با چند دقیقه در روز شروع کنید و به تدریج زمان بیشتری را به این کار اختصاص دهید.
• پایش پیشرفت:  موفقیت های کوچک خود را در استفاده از پلنر ثبت کنید تا انگیزه ی بیشتری برای ادامه داشته باشید.

۶. عدم تناسب قالب های از پیش تعیین شده با نیازهای فردی

تا به حال کت شلواری خریده ای که دقیقاً اندازه نباشد؟ شاید شانه هایش خیلی تنگ باشد، یا آستین هایش بلندتر از حد انتظار. در چنین مواقعی، تنها راه حل مراجعه به یک خیاط ماهر است که آن را برایت سفارشی کند. حالا تصور کن قالب و بخش بندی های یک پلنر روزانه از پیش طراحی شده با سبک زندگی و نیازهای تو سازگار نباشد و مثل همان لباس ناهماهنگ باشد. ممکن است بخواهی برای اهداف هفتگی فضای بیشتری داشته باشی، اما پلنرت فقط صفحات روزانه داشته باشد. یا شاید کارت طوری باشد که لازم باشد در هرروز، یادداشت های زیادی بنویسی، اما بخش های کوچک و محدود پلنر تو را محدود کند.

اینجا همان جایی است که خرید پلنر از مرجع تخصصی تفاوت را رقم می زند، جایی که تیمی از افراد حرفه ای و باتجربه که سال ها با نیازهای کاربران مختلف آشنا هستند، تو را در پیدا کردن مناسب ترین مدل راهنمایی می کنند. مهم تر از همه، می توانی یک پلنر پیدا کنی که با نیازهای خاص تو هماهنگ باشد، نه چیزی که فقط برای مصرف عمومی طراحی شده است…

وگرنه، همین طور روزها می گذرند و هر بار که پلنرت را باز می کنی، حس نارضایتی عمیق تری به تو دست می دهد. آن لحظه ای را تصور کن که در میانه روزی شلوغ، وقتی هزاران فکر در سرت می چرخد، دفترت را ورق می زنی تا چیزی یادداشت کنی و جایی برای آن پیدا نمی کنی، یا زمانی که برای ثبت یک هدف مهم، می بینی که فضای در نظر گرفته شده فقط چند خط ناقص است. کم کم، هربار که سراغ پلنرت می روی، ناامیدی بیشتر می شود و در نهایت، دفترت از یک ابزار کمک کننده به چیزی تبدیل می شود که حتی باز کردنش هم آزاردهنده است. این دیگر فقط یک مشکل ساده نیست، این یک فاجعه ی واقعی برای کسی است که برای بهره وری و برنامه ریزی ارزش قائل شده!

 چرا باید ابزار اصلی تو، همان چیزی که قرار است به تو کمک کند، این قدر ناکارآمد باشد؟
چرا باید هر بار به جای لذت بردن از برنامه ریزی، با محدودیت های یک پلنر نامناسب دست وپنجه نرم کنی؟

راه حل چیست؟ اگر احساس می کنی پلنرت قالب انعطاف پذیری ندارد، به سراغ مرجعی برو که در این زمینه تخصص دارد. انتخاب از میان مدل هایی که دقیقاً برای نیازهای تو طراحی شده اند، نه تنها باعث می شود استفاده از پلنر لذت بخش شود، بلکه زمان بیشتری در روز برایت ذخیره خواهد کرد. با این کار، دیگر مجبور نخواهی بود که برای یک دفتر معمولی، دنبال روش هایی برای شخصی سازی آن باشی، چون از ابتدا چیزی را انتخاب کرده ای که مخصوص تو طراحی شده است.

 مشکلات رایج در استفاده از پلنر + راه‌حل‌های پیشنهادی

تصور کنید که هر روز صبح که از خواب بیدار می شوید، به شما فرصتی دوباره برای مدیریت زمان و انرژی داده می شود. مانند یک نقاش که هر روز بوم سفید خود را با رنگ های جدید پر می کند، شما نیز این فرصت را دارید که روزتان را با دقت و برنامه ریزی شروع کنید. در دنیای پرتلاطم امروز، فرار از هرج و مرج به چیزی بیشتر از یک نیاز ساده تبدیل شده است؛ این یک نیاز روانشناسی است. برنامه ریزی صحیح نه تنها باعث افزایش تمرکز می شود، بلکه به شما احساس کنترل بر زندگی را می دهد. شما چیزی بیشتر از فقط “یک دفتر” در اختیار دارید؛ این دفتر، کلید یک زندگی بهتر است که تنها با دست خودتان می توانید آن را بسازید.

شاید روزی روزگاری وقتی هنوز دفترهای ساده ای داشتیم، فکر نمی کردیم که این وسایل ابتدایی می توانند این قدر تاثیرگذار باشند. اما همانطور که داستان زندگی افراد موفق نشان می دهد، قدم های کوچک برای شروع، قدرت های عظیم در آینده به همراه دارند. تصمیم بگیرید که زندگی روزمره تان را با ابزارهایی که مناسب خودتان هستند بسازید، به جای اینکه تنها به دنبال چیزی باشید که عموم استفاده می کنند.

انتخاب اینکه امروز از ابزار درست استفاده کنید تا فردا از آن بهره مند شوید، تصمیمی است که شما را از جمع کسانی که بدون برنامه ریزی پیش می روند متمایز میکند. با پلنر تخصصی مناسب، چیزی بیشتر از یک روز را خواهید ساخت؛ چیزی که امروز می نویسید، فردا نتیجه خواهد داد. 

۷. زمان بر بودن نگهداری و بروزرسانی

استفاده منظم از پلنر نیازمند صرف زمان برای نوشتن و بروزرسانی است. برخی افراد احساس می کنند که این فرآیند بیش از حد زمان بر است و به همین دلیل از ادامه استفاده منصرف می شوند. این مسئله می تواند به دلیل عدم آشنایی با روش های کارآمد نوشتن در پلنر باشد.

پیشنهاد حرفه ای: برای کاهش زمان نوشتن، از علائم و اختصارات استفاده کنید و نکات کلیدی را یادداشت کنید. همچنین، می توانید زمان مشخصی را در روز برای تکمیل پلنر تعیین کنید تا به یک روتین منظم تبدیل شود.

۸. انعطاف ناپذیری در تغییر برنامه ها

زندگی پر از تغییرات و اتفاقات غیرمنتظره است و برنامه ها ممکن است به طور مداوم تغییر کنند. اگر پلنر شما انعطاف پذیری لازم را نداشته باشد، ممکن است در مواجهه با این تغییرات دچار مشکل شوید و نتوانید برنامه های خود را بروزرسانی کنید. مثلا یک شکایت رایج این است که وقتی برنامه هایم تغییر می کند، اصلاح پلنر سخت و گیج کننده می شود. پیشنهاد میشود از پلنرهایی با صفحات قابل جدا شدن یا سیستم های ماژولار استفاده کنید که امکان حذف و اضافه کردن صفحات را فراهم می کنند. همچنین، می توان از مداد برای نوشتن استفاده کنید تا در صورت نیاز به راحتی تغییرات را اعمال کنید.

۹. امکان از دست دادن اطلاعات پلنر در صورت گم شدن یا خراب شدن

پلنرهای کاغذی در برابر گم شدن، سرقت یا آسیب های فیزیکی آسیب پذیر هستند. از دست دادن پلنر می تواند به معنای از دست دادن تمام برنامه ها، یادداشت ها و اطلاعات مهم باشد که برای بسیاری از افراد نگران کننده است. توصیه می شود برای جلوگیری از این مشکل،  به صورت دوره ای از صفحات مهم پلنر عکس بگیرید و در فضای ابری یا دستگاه های دیجیتال ذخیره کنید. همچنین، استفاده از کاورهای محافظ و برچسب های اطلاعات تماس بر روی پلنر می تواند در صورت گم شدن به بازگشت آن کمک کند.

۱۰. چالش های نگهداری از پلنر در طولانی مدت

پلنرها با گذشت زمان ممکن است دچار فرسودگی، پارگی یا لکه دار شدن شوند پس نگهداری از پلنر در شرایط مناسب برای استفاده طولانی مدت و همچنین مرور برنامه ها و یادداشت های گذشته اهمیت ویژه ای دارد. برای افزایش دوام پلنر، میتوان از جلدهای محافظ استفاده کنید و آن را در محل های خشک و دور از رطوبت نگهداری کنید. همچنین می توانید پلنرهای قدیمی را در جعبه ها یا قفسه های مخصوص بایگانی کنید تا در صورت نیاز به آن ها دسترسی داشته باشید.

نتیجه گیری

امروز شما نه تنها با یک انتخاب، بلکه با یک تصمیم مهم روبه رو هستید. تصمیمی که می تواند زندگی روزمره تان را از آشوب به سازمان دهی و از بی نظمی به نتیجه بخشی سوق دهد. پلنر مناسب، ابزار ساده ای نیست، بلکه وسیله ای است که می تواند به شما در بازسازی زندگی، برنامه ریزی دقیق و بهینه سازی روزهای تان کمک کند. پس اگر می خواهید از همین امروز یک تغییر واقعی در زندگی تان ایجاد کنید، همین حالا اقدام کنید. یک پلنر حرفه ای مناسب انتخاب کنید که یک شریک در مسیر موفقیت شما باشد چون شما مستحق این تغییر هستید.

توجه! این مطلب یک رپورتاژ آگهی است و محتوای آن توسط تبلیغ دهنده نگارش شده است.
آی تی جو مسئولیتی در قبال صحت و سقم محتوای تبلیغاتی ندارد.