نرم افزار مدیریت قرارداد چیست؟
نرم افزار مدیریت قرارداد، راهکاری جهانی برای مدیریت قراردادهای سازمان شماست که بیش از نیم‌قرن در کشورهای پیشرفته در حال استفاده است، ابزاری که با کمک آن میتوانید بر تمام مراحل قراردادهای خویش تسلط و نظارت کاملی داشته باشید. از طراحی گردش‌کار هر قرارداد تا ارتباط مؤثر میان دست‌اندرکاران قرارداد باهم و حتی با طرف مقابل قرارداد، از گفتگو‌های درون و برون سازمانی تا تأیید قرارداد، از امضا الکترونیکی قانونی مطمئن تا بایگانی آنلاین و در نهایت نظارت کامل بر اجرای قراردادهای سازمان!
چالش‌های مدیریت سنتی قراردادها در شرکت‌های ایرانی
۱. نبود ارتباط مؤثر میان واحدهای مختلف سازمان
که باعث تأخیر طولانی در فرایند قرارداد و از بین رفتن فرصت می‌شود.
۲. عدم ثبت و ضبط گفتگو‌‌‌ها، نظرات، موافقت‌ها و مخالفت‌ها
که منجر به فراموشی آنها و از زیر بار مسئولیت شانه خالی کردن واحدهای سازمان و طرف مقابل خواهد شد.
۳. امکان امضا نسخه‌ای از قرارداد که همان نسخه بررسی شده و مورد تأیید نیست!
در نبود نرم‌افزار مدیریت قرارداد که تمام تغییرات را به شما نشان بدهد و بعد از هربار تغییر ورژنی جدید از قرارداد ایجاد کند، اصلا دور از ذهن نیست که جعل در قرارداد صورت گیرد. جعلی که اصلا به نفع شما نیست!
۴. گم شدن و سرقت قراردادها
بایگانی به شیوه سنتی و ذخیره کاغذی قراردادها، خطر مفقود شدن، سرقت و جعل را در پی دارد و شما بدون قرارداد چگونه میتوانید حق خود را احقاق کنید؟
۵- عدم دسترسی لحظه‌ای و آنلاین به اطلاعات مد‌نظر از درون قراردادها
مثل اینکه همین لحظه بدانید در دو سال اخیر، چند قرارداد خرید، پرسنلی یا پیمانکاری داشته‌اید، چه مبالغی تا پایان ماه باید پرداخت شود و…
در غیاب نرم‌افزار حرفه‌ای مدیریت قراردادها، شما نمی‌توانید درخصوص اطلاعات مد‌نظر خویش در لحظه و با فیلتری خاص، اطلاعات لازم را به دست بیاورید.
۶- امکان امضا قرارداد توسط شخصی فاقد سمت قانونی
بدون امضا الکترونیکی که اشخاص را قبل از امضا قرارداد احراز هویت می‌کند، دیگر ریسک امضا قرارداد توسط شخصی غیر از طرف قرارداد تقریبا غیر‌ممکن است.
7- ایفای تعهدات بدون انجام تعهد از سوی طرف مقابل
وقتی واحدهای دخیل در قرارداد ارتباط مؤثری با یکدیگر ندارند، ممکن است مسئول انبار موضوع قرارداد را تحویل دهد، بدون اینکه مبلغ قرارداد پرداخت شده باشد و این به این دلیل است که سازوکاری برای ارتباط واحد مالی با واحد انبار وجود نداشته است و از کار هم بی‌خبر هستند.
8- فراموشی تاریخ‌های مهم قرارداد
تاریخ‌های مهم قرارداد مانند تاریخ انجام تعهد ممکن است با ضمانت اجراهای سنگین همراه باشد. بدون سیستمی که این تاریخ‌های حیاتی را به شما یادآوری کند، ممکن است هزینه های سرسام‌آوری برای سازمان ایجاد شود.
آیا در ایران هم نرم‌افزار مدیریت قراردادهای کامل و جامع وجود دارد؟
در بیشتر موارد نرم‌افزار‌های ایرانی قرارداد امکانات ناقصی را در اختیار کاربران خویش قرار می‌دهند و اکثریت قریب به اتفاق آنها، تمام مراحل حیات یک قرارداد را پوشش نمی‌دهند. اما، اکنون تیم نرم‌افزار مدیریت قرارداد دوات متشکل از وکلای پایه‌یک دادگستری و متخصصان IT، با لمس دغدغه‌‌های قراردادی سازمان‌ها و کسب سالها تجربه، نرم‌افزار مدیریت قراردادها را مطابق نیازهای کسب‌و‌کارهای ایرانی خلق و راه‌اندازی کرده که ۰ تا ۱۰۰ مراحل قراردادهای سازمان را را به صورت کاملا آنلاین سیستم‌سازی می‌کند و هیچ مرحله‌ای را خارج از قرارداد باقی نمی‌گذارد.
معرفی حرفه‌ای‌ترین نرم‌افزار مدیریت قراردادهای سازمانی
نرم افزار مدیریت چرخه عمر قرارداد دوات، برای یاری به مدیران ارشد به میدان آمده تا به کاهش ریسک‌های ناشی از قرارداد کمک کند و در تسریع پیاده‌سازی استراتژی های آنان به وسیله قراردادها، در کنارشان باشد!
۴ مرحله اصلی مدیریت قرارداد در نرم‌افزار مدیریت قرارداد «دوات»
با نرم‌افزار تحت وب مدیریت قرارداد دوات، هیچ قسمتی از قرارداد از محیط به هم پیوسته آن، بیرون باقی نمی‌ماند.
۱- طراحی گردش‌کار قرارداد
شما میتوانید در نرم‌افزار گردش کار قرارداد دوات انواع مختلف قراردادهای سازمانتان، که نیاز به تأیید‌کنندگان و امضا‌کنندگان مختلف دارد را طراحی کنید و بعد از آن نرم‌افزار مدیریت قرارداد، بر همان اساس در سازمان، به گردش در خواهد آمد و در هر زمان میتوانید این گردش‌های قراردادی را تغییر دهید.
۲- ساخت، ویرایش و تأیید قرارداد
شما میتوانید از یک تا هزاران قرارداد را به صورت تکی یا به صورت گروهی از طریق فایل اکسل، در نرم‌افزار مدیریت قرارداد دوات آپلود کنید یا اینکه درون ویرایشگر دوات که کاملا منطبق با WORD می باشد، قرارداد را نگارش کنید. همچنین شما میتوانید از بخش کتابخانه دوات نیز با مشورت متخصص حقوقی یا وکیل دادگستری بهره‌مند شوید.
بعد از آن دوات، برای تأیید قرارداد به صورت هدفمند و بر اساس طراحی شما، سراغ واحدهای تأیید‌کننده می‌رود، واحدهای مختلف در همان محیط و به صورت آنلاین با یکدیگر و با طرف مقابل قرارداد بحث و تبادل‌نظر می‌کنند و در نهایت قرارداد به تأیید می‌رسد.
۳- امضا الکترونیکی مطمئن قرارداد
حالا قرارداد برای امضا به صاحبان امضا مجاز ارسال می‌شود و آنها با استفاده از گواهی امضا الکترونیکی بر پای قرارداد، امضا می‌زنند. امضا قانونی با اعتبار برابر با امضا در دفاتر اسناد رسمی، غیر قابل انکار و دارای مجوز امنیتی افتا!
۴- بایگانی قرارداد و نظارت بر اجرای قرارداد
بعد از امضا، قرارداد را در جایی امن و مطمئن بایگانی می‌کند و تاریخ‌های مهم مانند تاریخ فسخ، انقضا، دوره بررسی حسن انجام کار، تمدید و… یادآوری می‌کند.
ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار مدیریت قرارداد دوات
برخی از ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار مدیریت قرارداد «دوات»
- ارتباط آنلاین میان واحدهای قرارداد باهم و با طرف مقابل
- ثبت و ضبط تمامی نظرات، موافقت‌ها، مخالفت‌ها برای پیشگیری از فراموشی و اختلافات در آینده
- نشان دادن تغییرات در قرارداد و ایجاد ورژن‌های مختلف بعد از هربار تغییر با زمان دقیق و کاربر تغییردهنده
- امضا الکترونیکی مطمئن قرارداد بعد از احراز هویت در مراکز قانونی و دارای مجوز افتا
- بایگانی الکترونیکی و اصولی قرارداد با تعیین میزان دسترسی افراد در محیطی که بارها تست نفوذ آن انجام شده است
- نظارت بر تمام مراحل قرارداد، ارسال یادآور برای تاریخ‌های مهم
- قابلیت پیگیری و ردیابی مراحل مختلف قرارداد
- نشان دادن تاریخچه فعالیت‌های کاربران
- فیلتر کردن و جستجوی پیشرفته و ارائه گزارش‌های دقیق از قراردادها
- اتصال با سایر سیستم‌‌ها و دادن API
- سادگی استفاده از آن و بدون کد بودن
- یک نرم‌افزار، اما مورد استفاده در تمام واحدهای سازمان
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد دوات
- صرفه جویی در وقت و انرژی سازمان
- کاهش خطاهای انسانی
- دسترسی راحت، آسان و سریع
- مدیریت مواعد و مهلت‌ها
- امکان گزارش‌گیری دقیق با فیلتر مد نظر
- حفظ امنیت اطلاعات
- مدیریت نسخه‌های قرارداد
- تحلیل داده‌های قراردادها
تجربه کاربران دوات
مشتریان بزرگ دوات بعد از استفاده از نرم افزار مدیریت قرارداد به این موضوع اذعان داشته اند که با وجود اینکه دوات بسیار حرفه ای و پیشرفته است، محیطی بسیار کاربرپسند دارد و کار با آن ساده و بدون نیاز به معلومات تخصصی است.
در دنیای پرشتاب امروز دیگر روش‌های سنتی تنظیم قرارداد پاسخگوی نیاز سازمان‌ها نیست و پیشرفت تکنولوژی همچون قطاری بدون توقف، منتظر من و شما نخواهد ماند. اگر خود را منطبق با دیگر کشورهای پیشرفته و سازمان‌های پیشرو در کشور ایران نکنیم، همچون سابق از چالش‌های فقدان نرم‌افزار مدیریت فرایند قرارداد ضربه خواهیم خورد و نه تنها زمان و پول شما به هدر خواهد رفت، بلکه از اعتبار سازمان هم چیزی باقی نمی‌ماند!
حالا اگر شما هم به دنبال راهی برای سر‌و‌سامان دادن به قراردادهای سازمان خویش و کاهش انواع ریسک قراردهای سازمانی هستید، تا با کمک آن به پیاده‌سازی سریع‌تر استراتژی‌های مدیران ارشد به وسیله قراردادها کمک کنید،
میتوانید جهت مشاوره و نیازسنجی اختصاصی سازمان خود توسط تیم دوات، با ما ارتباط بگیرید.
توجه! این مطلب یک رپورتاژ آگهی است و محتوای آن توسط تبلیغ دهنده نگارش شده است.
آی تی جو مسئولیتی در قبال صحت و سقم محتوای تبلیغاتی ندارد.