اگر با اکسل حقوق و دستمزد کار کرده باشید به پیچیدگی های موجود در این فایل واقف هستید. یا اگر با نرم افزار حقوق و دستمزد خاصی کار می کنید هم به همین صورت. تحویل فیش حقوقی چاپ شده به پرسنل کاری زمان بر است. گرفتن امضا و شنیدن نظرات آنها نیز بر این روند طولانی و طاقت فرصا اضافه می کند. حالا آیا راه حل سریع تری هم وجود دارد؟ آیا این امکان هست که بدون تغییر در نرم افزار فعلی، پرسنل در اپلیکیشن شرکت فیش حقوقی خود را ببینند ؟ اگر جواب این سوال بله است، آیا می شود قرارداد ، تسویه حساب و … را هم به همین نحو به پرسنل داد ؟ اگر بیش از 100 نفر پرسنل داشته باشیم، برای ایجاد فیش حقوقی آنلاین چقدر زمان لازم است؟
پاسخ کوتاه سوالات بالا بله است. اما بگذارید با هم کمی با دقت بیشتر موضوع را بررسی کنیم.
تهیه اکسل حقوق و دستمزد
محاسبه فیش حقوقی, و پرداخت دستمزد پرسنل یکی از مهمترین بخش های شرکت های بزرگ و کوچک است که توسط حسابداران و کارفرمایان انجام می شود. از همین رو مسأله محاسبه حقوق و دستمزد و فرمول‌های محاسبه آن به طور کلی جهت تهیه لیست حقوق و دستمزد در اکسل چه برای پرسنل و چه برای حسابداران و کارفرمایان، امری بسیار اساسی و مهم است.
لیست حقوق و دستمزد در حسابداری بدین معنی است که اگر واحد مالی یا هر شخصی که به عنوان مسئول امور مالی و حسابداری در هر شرکت یا کسب و کاری مشغول فعالیت می باشند باید با نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد کارگران و کارمندان و کارکنان یا به بیان دیگر فایل اکسل محاسبه حقوق کارکنان، کارکرد پرسنل را طبق قوانین کار به طور دقیق محاسبه کنند.
جزئیات آن را در قالب لیست حقوق و دستمزد و نمونه فرم حقوق ماهانه تهیه نمایند و در نهایت در یک قالب فیش حقوق و دستمزد رسمی با عنوان فیش حقوقی ماهانه به پرسنل ارائه کنند. اطلاعاتی که در مورد حقوق و دستمزد پرسنل وجود دارد باید هر ماه به عنوان هزینه حقوق و دستمرد در دفاتر حسابداری شرکت ها ثبت شوند تا در محاسبه مالیاتی و بیمه ای هم مورد محاسبه قرار بگیرند.
بعد از تهیه اکسل چه باید کرد؟
بعد از اینکه اکسل حقوق و دستمزد تهیه شد، نوبت به اطلاع‌رسانی به پرسنل می‌رسد. معمولا در اکسل‌ها بخشی برای چاپ در نظر گرفته می‌شود. آیتم‌های مرتبط با هر فرد در بخش مربوط به خود می نشیند و نهایتا گزارش تهیه شده چاپ شده و به دست پرسنل می رسد. محدودیت هایی هم در این میان وجود دارد. تعداد آیتم های یک فرد اگر بیش از اندازه صفحه شود، معمولا در چاپ با مشکل مواجه خواهد شد و …
چه راهکاری برای مواجه با این مشکل وجود دارد؟
در عصر هوش مصنوعی و دنیای اینترنت، بهترین راهکار روشی است که پرسنل بتوانند روی گوشی‌های تلفن همراه خود فیش حقوقی را باز کنند، امضا کنند و در صورت لزوم PDF آن را دانلود کنند. نرم افزارهای موجود در حال حاضر، این امکان را به حسابداران و صاحبان صنایع می دهند که با ورود اطلاعات پرسنل در فضای ابری و محیط اینترنت، فیش حقوقی یا هر سند دیگری را در یک پروفایل کاربری ثبت کرده و با ارائه نام کاربری و رمز عبور به هر شخص این امکان را بوجود آورند.
معایب سامانه های فعلی :
- الزام ورود اطلاعات کاربران به صورت دستی برای پرسنل و زمان بر بودن این فرآیند
- ارسال اطلاعات بر فضای ابری غیر اختصاصی که امکان هک شدن را افزایش میدهد
- عدم کنترل بر تمام فرآیند و عدم امکان سفارشی سازی بر اساس تقاضای هر سازمان
- کندی در روزهای اولیه ماه به علت مراجعه یکباره تمام پرسنل
برای ارائه فیش حقوقی آنلاین و دوری از معایب سامانه‌های یکپارچه، چه باید کرد؟
برای اینکه بتوان از مزایای سامانه‌های فیش حقوقی آنلاین استفاده کرد و با معایبی که در بالا به آن اشاره شد مواجه نشد، بهترین راهکار ایجاد یک سامانه اختصاصی برای هر سازمان است. در بررسی که از بازار نرم افزارهای آنلاین صورت گرفت، یکی از سامانه های موجود چنین قابلیتی را پیاده سازی کرده است. فیشی‌نو که عنوان تجاری این سامانه است این امکان را برای صاحبان صنایع فراهم کرده است تا سامانه ابری صدور اسناد خود را به صورت اختصاصی بر روی سرورهای امن این شرکت پیاده کنند یا حتی به صورت اختصاصی روی سرورهای شخصی سازمان خود این سامانه را اجرا نمایند. طبق گفتگوی انجام گرفته با شرکت راهکار دیجیتال شریف که تولید کننده این نرم افزار است، به این نکته نیز اشاره شد که امکان سفارشی سازی تمام گزارشات ایجاد شده در این سامانه برای هر کاربر وجود دارد و تمامی فعالیت های موجود در این سیستم برای همه استفاده کنندگان به صورت اختصاصی قابل کاستومایز کردن است. تغذیه این سیستم از فایل اکسل بوده و به تمامی نرم افزارهای حسابداری و حقوق و دستمزد پرسنلی متصل می گردد. تمام فرآیند انتقال اطلاعات از نرم افزار یا فایل اکسل به سیستم نیز کمتر از 1 دقیقه زمان لازم دارد. همچنین مدیر عامل این شرکت اذعان داشت فیشی‌نو تنها سامانه ای است که امکان اجرای اختصاصی بر روی سرورهای سازمان را داراست و علاوه بر این در آخرین نسخه از فیشی‌نو، امضای الکترونیک با تاییدیه وزارت کار و امور اجتماعی نیز به سامانه افزوده شده است.
سایر امکانات قابل دستیابی در سامانه آنلاین اختصاصی
- امکان صدور قرارداد الکترونیک برای پرسنل
- امکان صدور اسناد تسویه حساب پرسنلی
- امکان امضای الکترونیک اسناد
- امکان امکان ارسال فایل و نامه الکترونیک به پرسنل
- ارسال پیامک اطلاع رسانی بعد از بارگذاری اسناد
- ابلاغ الکترونیک به پرسنل
در بررسی صحت امضای الکترونیک و قابل اطمینان بودن آن می توانید به این مقاله مراجعه کنید.
توجه! این مطلب یک رپورتاژ آگهی است و محتوای آن توسط تبلیغ دهنده نگارش شده است.
آی تی جو مسئولیتی در قبال صحت و سقم محتوای تبلیغاتی ندارد.