هزینه اولیه سرویس ابری مبتنی بر نرم افزار معمولاً کمتر از سرویس‌های نصبی است. شما نیازی به خرید و نگهداری سخت افزار ندارید، فقط به مرورگر و دسترسی به اینترنت نیاز دارید. از آنجایی که هیچ سخت افزاری وجود ندارد، به کاهش زمان مورد نیاز برای راه اندازی که به نوعی برای شما هزینه است نیز کمک می‌کند. زمان نصب، زمان آموزش و راه‌اندازی اینها زمان‌هایی که صرف می‌کنید در واقع سرمایه گذاری‌های زمانی شما هستند که برای راه اندازی سیستمی مانند نرم افزار CRM انجام می‌شود. البته در هر دو نوع ابر و نصبی باید برای آموزش هزینه‌های لازم را مد نظر داشته باشید.
نگهداری
باید بگوییم که هیچ سیستمی باعث دردسر کمتر نیست. اما شما برای نگهداری از این سیستم ابری مانند نرم افزار CRM ابری نیاز به اتاق اختصاصی در دفتر کار و همچنین نیاز به سرویس و تعویض یا به روز رسانی فیزیکی ندارید. سیستم ابری می‌تواند به صورت خودکار از داده‌های شما بک‌آپ بگیرد. سخت افزار دقیقاً همان جایی است که باید باشد و همچنین متخصصانی که می‌دانند چگونه از آن نگهداری کنند. زمان بروز ایراد در سیستم نیازی به صرف وقت برای توضیحات پشت تلفن با تیم پشتیبانی برای بازبینی نحوه عملکرد سخت افزار نیست، فقط کافی است که به تولید کننده اطلاع دهید که مشکلی وجود دارد و آنها آن را برای شما برطرف می‌کنند.
پرسنل
سیستم‌های نصبی نیاز به یک تیم اختصاصی فناوری اطلاعات دارند که برای جلوگیری از خرابی سخت افزار علاوه بر صرف وقت و هزینه بسیار برای نگهداری از آن باید بررسی‌های مرتب انجام دهند و بک‌آپ‌های منظمی باید گرفته شود. برای اطمینان از بک‌آپ‌گیری صحیح باید آزمایشات کامل برای بازیابی اطلاعات نیز صورت گیرد. هزینه تهویه سرورها و سخت افزار نیز باید محاسبه شود.
فضا
فضای فیزیکی مناسب برای سرورها، سخت افزارها و یک تیم آی‌تی پشتیبانی کننده برای استفاده از سیستم‌های مبتنی بر پیش‌فرض نیاز است. سرویس‌های مبتنی بر ابر به چنین فضایی احتیاج ندارند.
به روزرسانی‌ها، رفع اشکالات و سفارش سازی‌ها
ارتقاء SaaS مانند یک نرم افزار CRM ابری سریع و یکپارچه بوده و توسط فروشنده انجام می‌شود، همچنین به طور معمول در هزینه اشتراک نیز دیده شده است. این باعث می‌شود تا همیشه از جدیدترین نسخه و بدون هیچگونه نصب مجدد یا شخصی سازی مجدد ویژگی‌های از پیش تعیین شده استفاده کنید. هر مشکلی می‌تواند بلافاصله رسیدگی شده و سیستم به روز شود.
در سیستم‌های نصبی برخی اوقات امکان بارگزاری سفارشی سازی های انجام شده با نسخه‌های بعدی وجود ندارد و تغییراتی توسط خود استفاده کننده باید در سیستم انجام شود. همچنین در زمان ارتقاء سیستم تیم‌های آی‌تی باید تنظیمات را کامل آزمایش کرده و مجدداً در رایانه‌های کاربران نصب و پیاده سازی کنند. بنابراین به روز آوری برخی از سیستم‌های نصبی به پرداخت اضافه هزینه علاوه بر حق پشتیبانی احتیاج دارند.
مدیریت زمان و عملکرد
زمان استقرار و نصب سرویس هایSaaS مانند یک نرم افزار CRM ابری معمولاً به شکل قابل توجهی کوتاه‌تر از سیستم‌های پیش‌فرض است. سیستم SaaS علاوه بر پیشگیری از هزینه‌های اضافه، راه‌اندازی و نصب در چندین منطقه، شرکت‌های مختلف و بخش‌های متنوع را آسان می‌کند یعنی نرم افزار CRM ابری شما می‌تواند در نقاط مختلف به راحتی در دسترس کاربران باشد. همچنین با توسعه کسب و کار افزودن کاربرهای بیشتر به سیستم SaaS آسان است. این سیستم‌ها برای اطیمنان از حداکثر عملکرد شبکه ساخته و متناسب با نیازهای کسب و کار طراحی شده‌اند.
یکی از آخرین نکاتی که در خصوص مزایای SaaS و مهمترین ویژگی آن باید بگوییم، قابلیت دسترسی است. در هر نقطه از دنیا که باشید، به راحتی می‌توانید به نرم افزار CRM ابری خود دسترسی داشته باشید، تنها چیزی که نیاز دارید یک مرورگر و دسترسی به اینترنت است.
به طور خلاصه، سیستم‌های مبتنی بر SaaS از نظر هزینه و زمان مقرون به صرفه‌تر هستند و برای هر نوع کسب و کاری در دسترس است. آنها به جای شرکت‌های استفاده کننده از نرم افزار مسئولیت امنیت، در دسترس بودن و عملکرد مفید را بر دوش می‌کشند.