شاید در نگاه اول اتاق‌های کنفرانس شبیه به هم باشند. اما این تجهیزات سالن کنفرانس هستند که این اتاق‌ها را از هم متمایز می‌کنند. اگر می‌خواهید حرفه‌ای‌ترین جلسات را برگزار کنید، باید سالن کنفرانس را به طور کامل تجهیز کنید. اما بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها نمی‌خواهند برای تجهیز سالن کنفرانس هزینه زیادی بکنند. برخی سازمان‌ها نیز در سال تعداد بسیار کمی جلسه دارند. در این شرایط بهترین گزینه اجاره تجهیزات کنفرانس است.
شما می‌توانید چند روز قبل از جلسه تجهیزات لازم را لیست کرده و آنها را برای تعداد روز مشخصی اجاره کنید. سیستم‌ها توسط افراد حرفه‌ای نصب و راه‌اندازی می‌شوند؛ بنابراین نیازی نیست برای تجهیز سالن کنفرانس خودتان دست به کار شوید. همه چیز را به افراد متخصص بسپارید.
لیست تجهیزات سالن کنفرانس
جلسات با ساختارهای مختلفی در شرکت‌ها برگزار می‌شوند. شاید با خود بگویید که تجهیز این سالن ضروری نبوده و نیازی به هزینه اضافی نیست. اما هیچ چیز بدتر از برگزاری جلسه در اتاقی بدون امکانات است. اگر صندلی‌ها به تعداد کافی نباشد یا صدای سخنران بد شنیده شود، تمرکز افراد در جلسه از بین می‌رود.
برای برگزاری یک جلسه بی عیب و نقص بهتر است از قبل چک لیستی تهیه کنید و این اتاق را به طور کامل مجهز کنید. با داشتن یک چک لیست نگرانی‌های شما هم در مورد جلسه کمتر می‌شود.
قبل از اینکه لیست تجهیزات سالن کنفرانس را معرفی کنیم، باید بگوییم که این تجهیزات به سه بخش تقسیم می‌شوند.
- تجهیزات صوتی
- تجهیزات تصویری
- اتصالات تجهیزات کنفرانس
شما می‌توانید این تجهیزات را خریداری کرده و سالن کنفرانس خود را کاملا حرفه‌ای شخصی‌سازی کنید. اما اگر بودجه کمی دارید یا تعداد جلسات شما کم است، گزینه بهتر اجاره این تجهیزات است. در ادامه مطلب می‌توانید لیستی از تجهیزات قابل اجاره برای کنفرانس را مشاهده کنید.
اجاره میکروفون کنفرانسی
میکروفون‌های کنفرانسی دستگاه‌هایی هستند که صدای سخنران را دریافت کرده و آن را به بلندگوها منتقل می‌کنند. اعضای حاضر در سالن کنفرانس صدا را از طریق اسپیکرها می‌شنوند. یک صدابردار حرفه‌ای می‌تواند در زمان سخنرانی صدا را تنظیم کند تا فرکانس‌ها به بهترین شکل منتقل شوند.
بدون میکروفون کنفرانسی صحبت در یک سالن کنفرانس بسیار مشکل خواهد بود. این میکروفون‌ها روی میز جلوی هر شخص قرار گرفته و به یک منبع تغذیه متصل هستند. قبل از اجاره میکروفون کنفرانسی باید بررسی کنید که میکروفون با سیم برای جلسه شما مناسب است یا بی سیم.
برای اجاره میکروفون کنفرانسی و انتخاب بهترین نوع آن می‌توانید از طریق سایت بزم آرا اقدام کنید. مشاوران بزم آرا باتوجه‌به نوع جلسه و تعداد افراد بهترین نوع میکروفون را به شما معرفی می‌کنند. میکروفون‌ها برای شما ارسال شده و کامل نصب می‌شوند.
اجاره سیستم صوتی کنفرانس
برای مدیریت میکروفون‌ها و تنظیم صدا در سالن کنفرانس نیاز به یک سیستم صوتی کنفرانسی دارید. صدا باید از میکروفون‌ها وارد میکسر صدا شود. در میکسر، فرکانس‌های صدا تنظیم می‌شوند. بعد از تنظیم صدا، بلندگوها آن را دریافت کرده و صدا در سالن پخش می‌شود. تعداد اسپیکرها به ابعاد سالن و تعداد افراد حاضر بستگی دارد.
تجهیزات ویدئو کنفرانس
در بسیاری از جلسات ممکن است مدیریت یک بخش یا افراد یک تیم بخواهند از راه دور در جلسه شرکت کنند. در این شرایط برای ارتباط با افراد در نقاط مختلف نیاز به ویدئو کنفرانس است. نرم افزار ویدئو کنفرانس باید توسط افراد متخصص انتخاب شود تا در طول جلسه هیچ مشکلی به وجود نیاید. نرم افزار کنفرانس ویدئویی باید موارد زیر را ساپورت کند.
- امکان پخش ویدئو HD
- امکان چت
- ضبط ویدئو در نرم افزار
- اشتراک گذاری در صفحه نمایش‌های مختلف
- انتقال و دریافت صدا با بهترین کیفیت
سیستم رای گیری در سالن کنفرانس
در بسیاری از جلسات لازم است که میان افراد حاضر تعامل ایجاد شود. داده‌های این تعامل می‌تواند در طول کنفرانس و بعد از آن کاربرد داشته باشد. اگر جلسات شما هم نیاز به مشورت و تعامل دارد، حتما به سیستم رای گیری کنفرانس نیاز خواهید داشت. با این فناوری شما می‌توانید نظرات، پیشنهادات و پاسخ افراد حاضر را ارزیابی کنید. سیستم‌های رای گیری انواع مختلفی دارند. برخی از آنها سخت افزاری بوده و برخی نرم افزاری بوده و روی تلفن همراه ایجاد می‌شوند.
تخته وایت برد و ماژیک
گاهی ممکن است در طول جلسه نیاز به چند یادداشت یا نمودار باشد. بهتر است در اتاق کنفرانس یک تخته وایت برد داشته باشید که ارائه اطلاعات راحت‌تر و سریع‌تر انجام شود.
میز و صندلی کنفرانس
شاید بتوان مهم‌ترین بخش در ظاهر یک سالن کنفرانس را میز و صندلی آن دانست. میز و صندلی کنفرانس علاوه بر زیبایی باید راحت باشند و برای استفاده چندین ساعته طراحی شده باشند. شما می‌توانید به جای خرید میز و صندلی به دنبال اجاره میز و صندلی کنفرانس باشید.
میز و صندلی که اجاره می‌کنید باید تمیز و بدون شکستگی باشد. میز باید به قدری بزرگ باشد که افراد در سالن کنفرانس احساس راحتی کنند. از طرفی باید ارتباط میان اعضا راحت باشد. صندلی‌ها نباید زیاد سفت باشند. اگر شرکت‌کنندگان روی صندلی راحت نباشند، نمی‌توانند روی موضوعات جلسه تمرکز کنند.
شما می‌توانید برای اجاره میز و صندلی کنفرانس به سایت بزم آرا مراجعه کنید. در بزم آرا امکان اجاره سیستم‌های صوتی، تصویری، میز و صندلی و تمامی تجهیزات کنفرانس وجود دارد.
اجاره پروژکتور برای کنفرانس
اگر در جلسات شما ارائه تصاویر و نمودارها اهمیت زیادی دارد، بهتر است یک دستگاه پروژکتور هم اجاره کنید. با این دستگاه تصاویر روی پرده نمایش داده شده و می‌توان ارائه بهتری در جلسه داشت.
اجاره استیج برای کنفرانس
در جلسات کوچک نیازی به اجاره استیج نیست. اما اگر کنفرانس شما بزرگ است و می‌خواهید برای چندین نفر سخنرانی کنید، باید استیج هم تهیه کنید. استیج‌ها در اندازه‌های مختلف نصب شده و ارتفاع آن قابل تغییر است. قسمتی از سالن را برای استیج در نظر بگیرید. شما می‌توانید برای زیبایی بیشتر، پشت استیج از تلویزیون شهری، بنر یا پرده استفاده کنید.
در بزم آرا امکان اجاره استیج در ابعاد مختلف وجود دارد. این استیج‌ها در محل مورد نظر شما نصب شده و پس از پایان کنفرانس جمع‌آوری می‌شوند.
کابل و لوازم جانبی
یکی از دلایل تاخیر در جلسات کمبود یا خراب شدن کابل‌ها است. از قبل به تعداد کافی کابل تهیه کنید. اگر سالن کنفرانس شما تجهیز شده است و وسیله‌ای را اجاره نمی‌کنید، از چند روز قبل کابل‌های سالن را بررسی کنید تا سالم باشند. اگر تجهیزات سالن کنفرانس را اجاره می‌کنید، چند ساعت قبل از شروع جلسه آنها را تست کنید.
قهوه ساز و چای ساز
معمولا کنفرانس‌ها طولانی بوده و در این میان نیاز به پذیرایی است. بهتر است برای پذیرایی قهوه ساز و چای ساز تهیه کنید. قهوه، چای و دم‌نوش را روی میز بگذارید تا حضار به سلیقه خود یکی از نوشیدنی‌ها را انتخاب کنند. معمولا در کنفرانس‌های طولانی قهوه طرفدار بیشتری دارد. زیرا حضار می‌خواهند تا انتهای جلسه انرژی کافی داشته باشند.
تلویزیون برای سالن کنفرانس
اگر می‌خواهید کنفرانس شما حرفه‌ای تر برگزار شود، باید تلویزیون هم برای سالن تهیه کنید. شما می‌توانید تلویزیون ال ای دی در سالن قرار دهید تا تلویزیون شهری به ابعاد دلخواه نصب کنید. تلویزیون شهری هزینه بسیار بالایی داشته و معمولا برای سالن کنفرانس اجاره می‌شود. باتوجه‌به ابعاد سالن و طول استیج باید ابعاد تلویزیون شهری را اندازه بگیرید. ابعاد این تلویزیون‌ها قابل تنظیم است.
اجاره دستگاه مترجم همزمان
برخی شرکت‌ها کنفرانس‌های خود را به صورت بین‌المللی برگزار می‌کنند. اگر قرار است در کنفرانس شما افراد خارجی حضور داشته باشند یا به صورت ویدئو کنفرانس در جلسه صحبت کنند، حتما نیاز به دستگاه ترجمه همزمان دارید. این دستگاه یک فرستنده و گیرنده دارد. گیرنده‌ها باید به تعداد حضار تهیه شود. زمانی که سخنران صحبت می‌کند. مترجم حاضر در جلسه صحبت‌ها را ترجمه کرده و صدای مترجم از طریق فرستنده به تمامی گیرنده‌ها ارسال می‌شود. این دستگاه‌ها قیمت بالایی داشته و اگر تعداد جلسات بین‌المللی شما کم است، اجاره دستگاه مترجم همزمان بهترین گزینه برای شرکت شما است.
تجهیزات فیلمبرداری برای کنفرانس
اگر قرار است کنفرانس شما برای عموم هم پخش شود یا قسمت‌هایی از آن را برای تبلیغات و تهیه تیزر نیاز دارید، باید تجهیزات فیلمبرداری هم تهیه کنید. با وجود تجهیزات فیلمبرداری شما می‌توانید پخش آنلاین هم داشته باشید. همچنین می‌توانید تصاویر را از طریق تلویزیون سالن همزمان پخش کنید.
سخن آخر
تجهیزات سالن کنفرانس باتوجه‌به ساختار جلسه و آیتم‌ها می‌تواند متفاوت باشد. ممکن است در یک جلسه تجهیزات تصویری ضروری باشد و در جلسه دیگر هیچ کاربردی نداشته باشد. به همین دلیل قبل از خرید یا اجاره تجهیزات کنفرانس بهتر است با یک متخصص مشورت کنید. افراد متخصص باتوجه‌به ابعاد سالن، نوع کنفرانس و آیتم‌های برنامه بهترین و مناسب‌ترین تجهیزات را به شما معرفی می‌کنند.
شما می‌توانید قبل از اجاره این تجهیزات با مشاوران بزم آرا در تماس باشید. مشاوران شما را راهنمایی کرده و لیست تجهیزات لازم را عنوان می‌کنند. در بزم آرا امکان اجاره انواع سیستم‌های صوتی، میکروفون، بلندگو، تلویزیون، تجهیزات فیلمبرداری، استیج و میز و صندلی مخصوص کنفرانس وجود دارد.
منبع: bazmara.com
توجه! این مطلب یک رپورتاژ آگهی است و محتوای آن توسط تبلیغ دهنده نگارش شده است.
آی تی جو مسئولیتی در قبال صحت و سقم محتوای تبلیغاتی ندارد.